В помощь - Проводится проверка начислений и выплат заработной платы



ПРОВОДИТСЯ ПРОВЕРКА НАЧИСЛЕНИЙ И ВЫПЛАТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Обоснование проведения проверок

Выплаты заработной платы занимают большой удельный вес в затратах организаций - не менее 40 %. Как показывает практика ревизий (проверок), большое количество фактов хищений, злоупотреблений наблюдается в начислениях и выплатах заработной платы. Поэтому контроль за выплатой заработной платы имеет важное значение при ревизиях (проверках) организаций. Однако в последние годы проверке расходов на заработную плату не уделяется должного внимания, и только опытный ревизор (проверяющий) может заподозрить что-то неладное.

Основными задачами проверок заработной платы и прочих денежных выплат являются обеспечение сохранности денежных средств, расходуемых на заработную плату, законности и правильности выплат и удержаний, определение путей более рационального и экономного использования этих средств, охрана материальных интересов работников.

Какой орган ждем на проверку?

Проверки начисления и выплаты заработной платы могут проводить следующие контролирующие органы:

- инспекции труда, являющиеся структурными подразделениями областных управлений Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ (права определены в Положении о Департаменте государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 29.07.2006 № 959 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Совета Министров РБ от 04.11.2008 № 1651));

- инспекции Министерства по налогам и сборам РБ (права определены Инструкцией о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением МНС РБ от 29.12.2003 № 124 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением МНС РБ от 13.11.2008 № 87, далее - Инструкция № 124));

- отраслевые министерства и ведомства;

- аудиторские организации и аудиторы - индивидуальные предприниматели в результате проведения аудиторских проверок по инициативе собственников и по обязательным аудиторским проверкам (см.: Примерный перечень вопросов, подлежащих проверке в ходе обязательного аудита достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденный постановлением Минфина РБ от 10.05.2001 № 50; Перечень вопросов, подлежащих проверке в ходе обязательного аудита достоверности годовой бухгалтерской отчетности (приложение к правилам аудиторской деятельности «Планирование аудита», утвержденным постановлением Минфина РБ от 04.08.2000 № 81));

- другие контролирующие органы в случаях жалоб или выявления нарушений.

Налоговыми органами проверки проводятся в соответствии с п.157 Инструкции № 124, а именно фонд оплаты труда проверяется с использованием метода прямого обсчета объектов налогообложения.

Фонд оплаты труда определяется на основании:

- выписок из банка о снятии наличных денежных средств на выплату заработной платы и другие цели;

- сведений заказчиков (покупателей) о размере наличных денежных средств, передававшихся плательщику (иному обязанному лицу) (его представителям) и не внесенных на текущий счет в установленном законодательством порядке;

- переводов во вкладные счета физических лиц;

- опросов лиц, получавших заработную плату или плату за выполнение гражданско-правовых договоров;

- путем расчета на основании численности работающих в проверяемом периоде и установленных действующим законодательством республиканских тарифов для дифференциации оплаты труда работников и используемых нанимателями в целях минимальных гарантий размеров оплаты труда.

Проверке подвергаются гражданско-правовые договоры, приказы, выписки банка с приложениями, своды по начислению заработной платы, кассовые книги, приходно-расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, акты выполненных работ и другие документы.

Инспекцией труда Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ проверки проводятся в соответствии с Инструкцией об осуществлении государственного надзора за соблюдением законодательства о труде государственными инспекциями труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 29.09.2006 № 113 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 23.11.2007 № 153) (далее - Инструкция № 113).

Какие вопросы проверяются контролирующими органами?

При проверках контролируется состояние первичной учетной документации и отчетности по учету личного состава, фонда заработной платы и расчетов по оплате труда, а также обращается особое внимание на достоверность составления отчетности по труду и заработной плате. А именно устанавливается:

- правильно ли исчисляется среднесписочная численность работников, нет ли искусственного уменьшения или сокрытия в отчетности фактической численности работников и фонда заработной платы;

- правильно и своевременно ли ведутся табели учета и использования рабочего времени и соответствуют ли данные расчетно-платежных ведомостей данным табелей, приказам и другим документам по учету личного состава (о приеме на работу, увольнении, перемещении, переводах);

- имеются ли факты завышения производительности труда за счет искажения данных по численности производственного персонала;

- правильно ли учитывается заработная плата в составе затрат на производство продукции;

- правильно ли составляются расчетно-платежные ведомости и ведется аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», соответствуют ли обороты и сальдо указанного счета по балансу предприятия оборотам и сальдо его по аналитическому счету (т.е. данным расчетно-платежных ведомостей). При выяснении расхождений устанавливаются их причины, из каких сумм они слагаются, выясняется, не вызвано ли это злоупотреблением должностных лиц;

- своевременно ли выплачена заработная плата рабочим и служащим, выдерживаются ли сроки выплаты, предусмотренные в коллективных договорах;

- правильно ли отражены в учете суммы депонированной заработной платы;

- достоверны ли расчеты с органами социального страхования, правильно ли исчислены и взысканы налоги и другие обязательные удержания из заработной платы рабочих и служащих;

- правильно ли исчислен средний заработок для начисления сумм за время очередного отпуска, выполнение государственных обязанностей;

- правильно ли оформлены наряды, путевые, учетные листки и другая документация.

Обращается внимание и на то, не совмещают ли обязанности кассира со своими основными обязанностями бухгалтеры и другие счетные работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, осуществляющие учет денежных и банковских операций или связанные с расчетами по заработной плате.

При проверках обращается внимание и на показатели, отраженные в документах по оприходованию продукции, выполненным работам, с целью выявления фактов приписок объема выполненных работ, завышения расценок или занижения норм выработки.

Основные вопросы, подлежащие проверке

1. Проверка своевременности выплаты заработной платы. Важным моментом проверки заработной платы является проверка своевременности ее выплаты. Нарушение сроков и задержка выдачи заработной платы являются не только нарушением финансовой дисциплины, но и ущемлением прав работников.

В соответствии с п.4 ст.55 Трудового кодекса РБ (далее - ТК РБ) при организации труда работников наниматель обязан выдавать заработную плату в сроки и размерах, установленных законодательством, коллективным договором, соглашением или трудовым договором. Статьей 73 ТК РБ закреплено, что выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц. Для отдельных категорий работников законодательством могут быть определены другие сроки выплаты заработной платы. При совпадении сроков выплаты заработной платы с выходными днями (ст.136 ТК РБ) или государственными праздниками и праздничными днями (часть первая ст.147 ТК РБ) она должна производиться накануне их.

Декретом Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Декретом Президента РБ от 28.05.2008 № 9) также установлено, что выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные коллективным договором (соглашением), трудовым договором (контрактом), но не реже одного раза в месяц.

За нарушение законодательства о труде частью первой ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З (с изменениями и дополнениями) установлена административная ответственность. Так, нарушение нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя порядка и сроков выплаты заработной платы влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а юридическим лицом - до 100 базовых величин.

Из норм вышеуказанного Кодекса становится ясно, почему постановления по делу об административном правонарушении составляются с наложением штрафа на главных бухгалтеров. Так происходит потому, что санкции предусмотрены за нарушения, совершенные нанимателем или уполномоченным должностным лицом, коим и является главный бухгалтер.

Наложение взыскания на руководителя или уполномоченное лицо предусмотрено нормами Инструкции № 113. Проверки соблюдения законодательства о труде в части своевременной выплаты заработной платы, выявления причин задержки выплат, принимаемых при этом мер проводятся в присутствии руководителя организации или уполномоченных им должностных лиц.

Согласно п.21 Инструкции № 113 по результатам проверки нанимателя при выявлении нарушений законодательства о труде составляется соответствующее предписание.

Должностные лица Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты РБ за совершенные юридическим лицом, уполномоченным должностным лицом юридического лица, индивидуальным предпринимателем административные правонарушения применяют к ним административные взыскания в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Не уплаченный в установленный срок штраф взыскивается в принудительном порядке из заработной платы или иного заработка лица, совершившего правонарушение.

2. Проверка соблюдения штатной дисциплины. Проверка соблюдения штатной дисциплины является первоначальным этапом проверки расходов по заработной плате. В ходе ее проверяется соблюдение установленных штатов и нормативов численности аппарата управления и обслуживающего персонала, совершенствование структуры управления деятельности предприятий; изучаются возможности сокращения численности аппарата управления и обслуживающего персонала; устанавливаются факты нарушения штатной дисциплины в связи с содержанием работников управления и обслуживающего персонала без учета уровня производственных показателей; проверяется, не вводятся ли должности при отсутствии оборудования и не используются ли эти должности не по назначению. При этом используется нормативная проверка, личное наблюдение, получение объяснений и др.

Пример 1

Проверкой выявлено, что на предприятии длительное время содержалась должность водителя при отсутствии автотранспорта, при этом договоры аренды транспорта, безвозмездного пользования транспортом с другими организациями также не заключались. Заработная плата водителю начислялась и относилась на затраты.

Пример 2

При отсутствии в штатном расписании должности кладовщика содержалась должность заведующего складом. Кроме того, штатным расписанием предусматривалось круглогодичное содержание должности садовода, что использовалось для увеличения работникам заработной платы в виде установления доплат к заработной плате.

Пример 3

В практике ревизий бывают случаи, когда на предприятиях содержатся должности, требующие наличия и использования оборудования. Так, на одном из предприятий содержалась должность телетайписта при наличии этого оборудования, которое не использовалось из-за отсутствия такого вида связи. На другом предприятии также такая должность содержалась, но оборудование отсутствовало.



Каждое предприятие, организация, отдел, служба работают на основании устава, положений, где предусматриваются правила и условия их деятельности. На основании этих документов разрабатываются штаты, их численность. На каждого работника также разрабатываются должностные обязанности. При ознакомлении с этими документами можно выявить факты дублирования работы между отделами, службами и работниками, низкую загруженность и соответственно установить излишнюю численность работников. При проведении ревизий ревизоры, и особенно ведомственные, не интересуются этими документами, а без них невозможно грамотно проверить штатную дисциплину. Имеют место факты введения должностей не по причине их необходимости, а для трудоустройства предлагаемого лица, для чего вводятся дополнительные должности даже при наличии финансовых затруднений.

3. Проверка представляемых работниками документов для начисления надбавок и доплат. При определении работникам размера заработной платы надо обращать внимание на полноту и достоверность представленных документов об образовании и стаже работы. Порядок изменения размера ставок (окладов) работникам производится со дня достижения соответствующего стажа, который определяется по трудовым книжкам или по надлежаще оформленным справкам и другим документам. Для этого надо тщательно проводить тарификацию работников. Как показывает практика, в таких случаях наиболее часто неправильно подсчитывается стаж и соответственно неправильно определяется ставка. Часто вместо заверенных копий документов принимаются ксерокопии, которые нельзя считать документами.

При проверке правильности тарификации в необходимых случаях следует делать запросы в учебные заведения, сведения об окончании которых значатся в документах, а также в организации, где ранее работал тарифицируемый работник, о достоверности представленных документов, подтверждающих стаж работы и уровень образования.

Пример 4

При ревизии одной из санитарно-эпидемиологических станций было установлено, что на должности лаборантов специальных лабораторий принимались лица, не имевшие соответствующего образования и до этого работавшие на предприятиях общественного питания официантами.

Пример 5

При проверке одного из заводов было установлено, что на должности главного бухгалтера работал маляр по специальности.



4. Проверка правильности осовременивания заработной платы. При наступлении у работника права на изменение ставки заработной платы (оклада) в период его пребывания в очередном или дополнительном отпуске, а также в период его временной нетрудоспособности выплата заработной платы исходя из новой ставки производится со дня окончания отпуска или временной нетрудоспособности.

В соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 27.03.2006 № 37 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 06.11.2008 № 162), производится корректировка заработной платы, принимаемой для исчисления среднего заработка. Если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, или в периоде, за который производятся выплаты на основе среднего заработка, в организации произошло повышение тарифной ставки 1-го разряда, исходя из которой рассчитываются тарифные ставки (оклады) работников, и (или) расчетных должностных окладов (должностных (тарифных) окладов) работникам государственных органов, то исчисление средней заработной платы за период, предшествующий повышению, производится с применением поправочных коэффициентов. Соответственно расчет суммы выплат в счет отпускных производится с осовремененного среднего заработка.

В соответствии с п.43 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.09.1997 № 1290 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. постановлением Совета Министров РБ от 31.03.2008 № 490), в случаях, когда в период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам у работника повысилась тарифная ставка (оклад), кроме повышения тарифной ставки (оклада) за счет совершенствования состава заработной платы (упорядочения структуры) в пределах сложившегося уровня заработной платы, размер пособий увеличивается на коэффициент роста тарифной ставки (оклада) (без надбавок и повышений) работника со дня ее (его) повышения. Индексация пособий с учетом инфляции не производится.

5. Документальная проверка и проверка правильности начисления заработной платы. При начислении заработной платы необходимо наличие всех установленных первичных документов и регистров учета (расчетно-платежных ведомостей, лицевых счетов, табелей учета рабочего времени и графиков работы посменного персонала, выписок приказов и др.) за начисляемый период. Следует отметить, что на многих предприятиях к табелям учета рабочего времени, представляемым в бухгалтерию для начисления заработной платы, не прилагаются утвержденные графики работы посменного персонала. Однако эти документы необходимы при оплате за дни болезни по листкам нетрудоспособности: когда оплата производится не за дни болезни, указанные в больничных листках, а за дни, часы болезни, которые приходятся на рабочие дни графика. Надо обратить внимание также на наличие соответствующих разрешительных подписей в документах, арифметическую правильность подсчетов. После этих проверок следует проконтролировать соответствие ставок и окладов в документах по начислению заработной платы ставкам по тарификации и окладам по штатному расписанию. Далее проверяется фактическая отработка того времени, за которое начислена заработная плата в соответствии с месячными окладами. Для этого используются методы наблюдения, внутренней и внешней встречных проверок, логического анализа, получения объяснений. При проверке отработки рабочего времени следует сопоставлять данные табелей использования рабочего времени, на основании которых начисляется заработная плата, с данными электронных пропускных пунктов. Для проверки реальности указанного по табелю отработанного времени используется метод логического анализа.

Помимо этого следует обращать особое внимание на начисление заработной платы работникам, работающим по совместительству не по основному месту работы.

Пример 6

В одной из школ-интернатов проверкой было установлено, что около двух десятков лет по полной ставке рабочего по обслуживанию зданий и сооружений выплачивалась заработная плата работнику, выполнявшему для школы-интерната разовые работы. Согласно лицевым счетам за указанный период работник не болел и не пользовался в школе-интернате отпусками. Встречной же проверкой было установлено, что по основной работе он пользовался отпусками и отсутствовал по болезни.

На некоторых предприятиях для сокрытия совместительства на таких работников выписывались трудовые книжки.

Пример 7

При ревизии на одном из предприятий было установлено, что большому количеству работников производилась доплата за совмещение должностей стропальщиков и землекопов в размере до 30 % их ставок, в то время как действующим штатным расписанием эти должности не были предусмотрены.



6. Проверка законности выплаты заработной платы. Практика проведения проверок показывает, что нередки случаи установления выплаты заработной платы одному лицу, несмотря на то, что начисление производилось двум лицам, или подставным лицам.

Пример 8

В одной организации с числом работающих до 1 000 человек заработная плата работникам перечислялась на лицевые счета, открытые в одном из отделений ОАО «Беларусбанк». При сверке перечислений (а эта кропотливая работа требует внимательности: пришлось выписать и разложить по номерам все лицевые счета) было установлено, что на один лицевой счет зачислялась заработная плата двух работников.



Из наиболее вероятных методов хищений денежных средств следует выделить два:

- хищение через подставных лиц;

- путем оформления двойных платежных документов.

Особенно это необходимо отслеживать при выплатах заработной платы на лицевые счета и на карт-счета. Это удобно, так как не надо сопоставлять подписи в платежных документах на получение наличной заработной платы.

В свою очередь метод хищения через подставных лиц можно подразделить на два вида:

первый - это когда в документах по заработной плате числятся подставные лица - лица, которые не выполняли ту работу, за которую им начислена заработная плата;

второй - когда в документы по заработной плате включаются подставные лица - лица, работу за которых полностью или частично выполняли другие работники.

При проведении таких проверок необходимо проводить сверки платежных документов с трудовыми книжками, данными приказов о приеме и увольнении, заявлениями о приеме и увольнении.

Пример 9

В одной организации ревизией установлено, что главным бухгалтером была присвоена заработная плата работника бухгалтерии, который в бухгалтерии не работал и за которого работу выполняли другие работники.

Пример 10

В организации главным бухгалтером были присвоены деньги путем выписки двух одинаковых ведомостей на выплату заработной платы, которые подкладывались к разным документам.



В бюджетных организациях возможны случаи, когда одна ведомость прикладывается к документам по расходованию бюджетных средств, а другая - по расходованию внебюджетных средств. Чтобы исключить возможности хищения таким путем следует расходование средств поручать проверять одному работнику независимо от того, из каких источников осуществляются выплаты.

Факты оплаты за неотработанное время вскрываются путем сопоставления данных табеля с данными по оплате больничных листков.

Также выплачивается заработная плата и за время нахождения работников в отпусках за свой счет. Не осуществляется контроль за отработкой рабочего времени уборщиков служебных помещений, что позволяет им таким образом работать и получать заработную плату в нескольких местах.

Кроме того, необходимо проверять законность и правильность проводимых различного рода повышений окладов (ставок), доплат, премий и т.д.

Вскрываются факты хищения сумм заработной платы путем исправления сумм к выдаче в платежных ведомостях, когда в сговоре с работниками банков изымаются излишне перечисленные разными путями в банк суммы заработной платы работников, перечисленные им на банковские карточки.

Пример 11

При ревизии одного из предприятий было установлено несоответствие сумм заработной платы, перечисленных работникам в банк на банковские карточки, суммам заработной платы, указанным в лицевых счетах, которых было более 1 000. Только за один месяц было излишне перечислено в банк более 4 миллионов. В списках на перечисление заработной платы работникам на банковские карточки подделывались подписи руководителя и ставилась печать руководителя, которая хранилась у главного бухгалтера, что недопустимо.

Пример 12

При ревизии строительного предприятия было установлено, что главный бухгалтер систематически на свой лицевой счет в ОАО «Беларусбанк» перечисляла суммы, в несколько раз превышающие ее месячную заработную плату.



При выявлении таких злоупотреблений необходима совместная проверка с работниками правоохранительных органов, так как в дальнейшем следует проводить проверку движения денежных средств по отдельным лицевым счетам граждан в банке, а на это необходимо соответствующее разрешение.

Пример 13

Согласно коллективным договорам на многих предприятиях работникам, проработавшим определенное время на предприятии, ушедшим на пенсию и не работающим, производятся выплаты за счет средств предприятий. При этом в ходе ревизий выявляются факты выплаты согласно платежным ведомостям и перечисления на лицевые счета в банках сумм умершим пенсионерам.

Пример 14

В одной из организаций депонированная задолженность по заработной плате перечислялась работникам почтовыми переводами, при отсутствии на это заявлений работников. Однако в почтовых переводах умышленно указывались неправильные адреса получателей, а в качестве обратного адреса указывался адрес работника бухгалтерии. Когда деньги возвращались, работник получал их, и таким путем осуществлялось хищение.



23.01.2009 г.



Леонид Гулис, экономист



Журнал «Главный Бухгалтер. Ревизор» № 2, 2009 г.

От редакции: С 9 января 2009 г. в Инструкцию о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденную постановлением Министерства по налогам и сборам РБ от 29.12.2003 № 124, на основании постановления Министерства по налогам и сборам РБ от 10.12.2008 № 102 внесены изменения и дополнения.

С 19 января 2009 г. в Положение о Департаменте государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь 29.07.2006 № 959, на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 № 2054 внесены изменения и дополнения.

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены