В помощь - Факсимиле подписи на документах



ФАКСИМИЛЕ ПОДПИСИ НА ДОКУМЕНТАХ

В последнее время в организациях с интенсивным документооборотом (договоры, счета, акты) все большую популярность завоевывает использование факсимиле подписи лица, ответственного за подписание документов (факсимиле подписи проставляется штампом с изображением этой подписи).

Это легко объяснимо. Общепринятым негласным правилом является подписание документов первым лицом организации. Однако руководитель не всегда имеет возможность собственноручно ежедневно подписывать большое количество документов. Поэтому организация заказывает изготовление факсимиле подписи ответственного лица. Затем изготовленное факсимиле вручается какому-либо сотруднику организации (например, секретарю), и именно этот сотрудник проставляет факсимиле на соответствующих документах.

Однако возникают вопросы: насколько правомерно проставление факсимиле на документах и какова юридическая сила документов, подписанных с использованием факсимиле?

Рассмотрим их в данном материале.

Общие положения

Для того чтобы установить те или иные юридические последствия использования факсимиле на документах, необходимо четко определить данное понятие.

Факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей-либо подписи.

В Республике Беларусь указанный термин не получил закрепленного в законодательстве определения.

В соответствии с п.2 ст.161 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В соответствии с п.3 ст.14 Конвенции Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 «О морской перевозке грузов» подпись на коносаменте может быть сделана от руки, напечатана в виде факсимиле, перфорирована, поставлена с помощью штампа, в виде символов или с помощью любых иных механических или электронных средств, если это не противоречит закону страны, в которой выдается коносамент.

По нашему мнению, в данном случае в Конвенции использует термин «факсимиле» таким образом, чтобы исключить ситуации, когда существующее воспроизведение подписи по законодательству той или иной страны не охватывается понятием «факсимиле». Для этого и включены в качестве альтернативы такие возможности, как перфорирование, проставление подписи в виде штампа и т.д., которые по законодательству Республики Беларусь уже входят в понятие «факсимиле» (п.2 ст.161 ГК).

Исходя из вышеизложенного наиболее правильным будет определить понятие факсимиле как точное воспроизведение личной подписи на каком-либо материальном документе, имеющем юридическое значение.

Следовательно, факсимиле всегда выступает как заменитель, субститут подписи физического лица. Именно такое понимание данного термина дает основание сделать вывод о том, что если в соответствии с нормами законодательства требуется проставление личной подписи и нет специальной оговорки о возможности использовать воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, то такое использование не имеет правовой основы.

Какое же юридическое значение имеет подпись физического лица?

Личная подпись наряду с именем и местом жительства гражданина становится индивидуализирующим гражданина средством, причем ее идентифицирующий характер обладает рядом особенностей и преимуществ.

Во-первых, в отличие от имени, которое может одновременно принадлежать неограниченному кругу лиц, и места жительства, по которому могут проживать и другие, подпись гражданина обладает уникальностью и неповторимостью, что обусловливает довольно низкую вероятность ее точного воспроизведения и подделки иным лицом.

Во-вторых, если имя и место жительства могут быть изменены на протяжении жизни, то подпись гражданина, как правило, остается практически неизменной в течение жизни.

В-третьих, имя и место жительства гражданина относятся к социальным факторам, а подпись, напротив, отражает физические и психологические особенности личности.

Главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности при использовании такого способа воспроизведения подписи утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

Таким механизмом могут являться либо нормы законодательства, либо специальное соглашение сторон.

Использование факсимиле в гражданских правоотношениях

В гражданских правоотношениях использование факсимиле допускается в соответствии с п.2 ст.161 ГК при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Примерами актов законодательства, которые устанавливают случаи применения факсимиле в гражданско-правовых отношениях, являются лишь некоторые конвенции, участницами которых выступает Республика Беларусь (Конвенция Организации Объединенных Наций от 31.03.1978 «О морской перевозке грузов», Конвенция Организации Объединенных наций от 24.05.1980 «О международных смешанных перевозках грузов»). Следовательно, применение факсимиле при совершении сделок в основном допускается лишь по соглашению сторон. Причем нужно отметить, что такое соглашение должно определять не только возможность замены собственноручной подписи на ее аналог на тех или иных документах, но и порядок применения факсимиле.

Возникает закономерный вопрос: кто может использовать факсимиле подписи конкретного лица?

На наш взгляд, использовать факсимиле может лишь лицо - владелец подписи.

Это вытекает из понятия «подпись» и понятия «аналог подписи». Ведь подпись ставится лицом на документах собственноручно, лично, поэтому невозможна передача или использование подписи кем-либо еще. Соответственно и использование аналога подписи одного лица, воля которого подлежит закреплению в документе, другим лицом, воля которого не имеет юридического значения, является недопустимым.

Совершение юридически значимых действий от имени другого лица регулируется положениями гражданского законодательства о представительстве и доверенности (глава 10 ГК).

Однако соглашение сторон или акт законодательства, которые содержат возможность использования факсимиле, устанавливают также и оспоримую презумпцию того, что, если документ выполнен с использованием факсимиле, оно на документе проставлено уполномоченным лицом.

На практике встречаются договоры, подписанные обеими сторонами с использованием факсимиле, в которых прямо указывается, что в отношениях между сторонами возможно использование факсимиле на договорах и иных документах.

Однако такой договор не является соглашением в письменной форме об использовании факсимиле в связи с отсутствием на нем собственноручных подписей уполномоченных лиц сторон, его заключивших.

Рассматривая вопрос о юридической силе договора, подписанного с использованием факсимиле в отсутствие предварительного соглашения об этом или соответствующего акта законодательства, допускающего такую возможность, нужно учитывать следующее. Такое оформление договора не влечет автоматически его недействительность, а лишь говорит о несоблюдении простой письменной формы, что по общему правилу лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства, не являющиеся свидетельскими показаниями.

Причем, по нашему мнению, само наличие договора с проставленным факсимиле является доказательством, которое может быть оценено судом. Среди доводов, приводимых в пользу использования такого доказательства, можно указать на то, что в соответствии с п.37 Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением МВД РБ от 25.09.2000 № 157, факсимиле могут изготавливаться граверными предприятиями без разрешения органов внутренних дел и регистрирующих органов, но в обязательном порядке по заявкам, подписанным руководителями юридических лиц, для которых они предназначаются.

Использование факсимиле в иных правоотношениях

Если с использованием факсимиле в гражданско-правовых отношениях все более или менее ясно, то правовая основа для его использования в иных правоотношениях отсутствует. Так, в соответствии с п.4 ст.1 ГК к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. Однако в связи со спецификой факсимиле как заменителя собственноручной подписи его использование возможно лишь при наличии специальной оговорки, допускающей это.

Более того, в законодательстве даже есть прямые запреты использования факсимиле. Так, прием документов, подписанных с использованием факсимиле, в инспекциях Министерства по налогам и сборам РБ запрещен, так как ввиду непригодности почерковой информации для проведения исследований (экспертиз) невозможно установление лиц, подписавших документы, что создает благоприятные условия для их подделки (письмо ГНК РБ от 23.01.2001 № 7-5-11/401 «О повышении защищенности документов»).

Что касается первичных учетных документов, то в соответствии со ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов РБ (для Национального банка РБ, банков - Национальным банком РБ), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров РБ, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Следовательно, можно сделать вывод, что использование факсимильных подписей на первичных учетных документах не допускается.

Выводы

Итак, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями.

В случае, когда факсимильное воспроизведение подписи на договоре (договорах) будут использовать обе стороны, необходимо чтобы соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи было составлено в форме отдельного документа, подписанного собственноручно уполномоченными представителями обеих сторон и скрепленного их круглыми печатями. Такое соглашение должно предусматривать, что на всех договорах, которые стороны будут заключать в будущем, допускается использование ими факсимильного воспроизведения подписи.

Если же факсимильное воспроизведение подписи на договоре будет использовать только одна сторона, то пункт об этом может быть включен непосредственно в договор. Вторая сторона подписывается под этим правилом собственноручной подписью, выражая тем самым свое согласие с ним, а первая сторона ставит факсимиле.

Проставление на факсимильном воспроизведении подписи оттиска оригинальной круглой печати другой стороны договора позволяет в большей степени защитить интересы сторон соответствующей сделки. Кроме того, можно договориться и о том, что факсимильное воспроизведение подписи допускается само по себе (без скрепления его круглой печатью стороны) либо факсимильное воспроизведение подписи скрепляется еще и штампом.

В тех областях правоотношений, в которых использование факсимиле подписи уполномоченного лица не допускается, альтернативой ему является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (в частности, заключение договоров, подписание счетов-фактур, актов к договорам и др.) одному или нескольким сотрудникам организации.

30.01.2009 г.

Илья Латышев, директор общества с ограниченной ответственностью
«Юридическая группа «ВЕРДИКТ БАЙ»

Валентин Галич, заместитель директора общества

с ограниченной ответственностью «Юридическая группа «ВЕРДИКТ БАЙ»

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены