Комментарий к положению Министерства финансов СССР от 29.07.1983 № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете»

 
  КОММЕНТАРИЙ К ПОЛОЖЕНИЮ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ СССР ОТ 29.07.1983 
    № 105 «О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»
 
     В  силу  Закона  РБ  от  28.05.1999  № 261-З  «О  применении на
территории   Республики   Беларусь   законодательства   СССР»  нормы
Положения  о  документах  и  документообороте в бухгалтерском учете,
утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение),
действуют   на   территории   Республики   Беларусь   в   части,  не
противоречащей законодательству РБ.
     Основные  нормы,  содержащиеся  в  Положении,  воспроизведены в
Законе  РБ  от  18.10.1994  № 3321-XII  «О  бухгалтерском   учете  и
отчетности»  (в ред. от 25.06.2001 № 42-З) (далее - Закон). Учитывая
тот  факт,  что  с  момента принятия Положения прошло более двадцати
лет,  некоторые нормы требуют осовременивания. Рассмотрим изменения,
которые необходимо учитывать.
 
       Требования к составлению первичных документов
 
     Подпунктом  2.2  Положения установлено, что первичные документы
должны  создаваться,  как  правило,  в  момент  совершения операции.
Статья  9  Закона  уточняет  эту  норму: «Первичный учетный документ
должен  быть  составлен  в момент совершения операции, а если это не
представляется  возможным,  -  непосредственно после ее совершения».
Все  факты  совершения хозяйственных операций подлежат своевременной
регистрации  на  счетах  бухгалтерского учета на основании первичных
учетных  документов,  подтверждающих  их законность, достоверность и
обоснованность.
     Вместо нормы, закрепленной подп.2.3 Положения, действует норма,
установленная   частью   второй   ст.9  Закона:  «Первичные  учетные
документы  принимаются  к  учету,  если  они  составлены  по  форме,
содержащейся  в  альбомах  унифицированных  форм  первичной  учетной
документации». Под формой документа понимаются состав и расположение
реквизитов.  Состав  реквизитов определяется назначением документа и
характером   регистрируемых   в   нем  операций.  Каждому  документу
соответствует оптимальное число необходимых реквизитов.
     При  условии, что форма первичного документа не предусмотрена в
альбомах   унифицированных   форм  первичной  учетной  документации,
документы   могут   составляться   в   наиболее  целесообразной  для
соответствующей   организации   форме.   В   этом  случае  действует
императивное   требование:   в   документах   следует  предусмотреть
обязательные   реквизиты    для   придания   им   юридической   силы 
(лат. requisitum  - нужное, требуемое,  необходимое;  информационный 
элемент    документа),   перечисленные     в   подп.2.5    Положения  
с дополнением реквизитов, предусмотренных ст.9 Закона:
     а) наименование документа;
     б) номер документа;
     в) дата  составления.  Дата  составления указывается  следующим
образом:  день  месяца  (двумя арабскими цифрами от 01 до 31), месяц
(двумя арабскими цифрами от 01 до 12, на финансовых документах можно
прописью),   год    (четырьмя    цифрами).    Например,   01.04.2005  
или  01  апреля   2005 г.  Дата   создания    документа   необходима
для    правовой    оценки   отношений,   возникающих,   изменяющихся  
или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями;
     г) место составления документа;
     д) содержание и основание совершения хозяйственной операции;
     е) измерители    хозяйственной    операции    (в   натуральных,
количественных и денежных показателях);
     ж) наименование  должностей  лиц,  ответственных за  совершение
хозяйственной  операции и правильность ее оформления, личные подписи
и их расшифровки (И.О.Фамилия).
     Документы    всех    видов    должны    подписываться    только
уполномоченными   на   это  должностными  лицами  в  соответствии  с
инструкциями,   приказами   и   другими   актами   о   распределении
обязанностей. Реквизит «подпись» удостоверяет подлинность документа,
поэтому   указывается   фактическая  должность  лица,  подписавшего,
утвердившего или согласовавшего документ, его  инициалы  и  фамилия.
Не   допускается   ставить   предлог  «За»  или  косую  черту  перед
наименованием  должности.  Эти   требования  установлены  стандартом
Республики    Беларусь   СТБ   6.38-95   «Унифицированные    системы
документации             Республики          Беларусь.       Система 
организационно-распорядительной    документации.    Требования     к 
оформлению документов».
     Использование     при     совершении    сделок    факсимильного
воспроизведения  подписи  с  помощью средств механического или иного
копирования,   электронно-цифровой   подписи   либо   иного  аналога
собственноручной   подписи   допускается   в   случаях   и  порядке,
предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161
ГК).
     Оттиск    печати    является    дополнительным   свидетельством
подлинности  документа,  его  принадлежности  указанной  на  оттиске
организации.  Оттиск  необходимо  ставить  на документах, содержащих
информацию   о  фактах,  имеющих  особое  юридическое  значение  для
предприятий,  рабочих,  служащих,  других  граждан.  В  обязательном
порядке   подпись   ответственного   лица   заверяется   печатью  на
документах,   связанных   с   расходованием   денежных   средств   и
материальных  ценностей,  являющихся  основанием  или подтверждающих
финансовые  операции,  а также на документах, определенных правовыми
актами  Республики Беларусь. Оттиск печати следует проставлять таким
образом,  чтобы  он  захватывал  часть  наименования должности лица,
подписавшего документ, и его личной подписи.
     Дополнительные   требования   к   порядку   создания  первичных
документов,   фиксирующих   факты   совершения  отдельных  операций,
определяются соответствующими правовыми актами.
     Допускается  создавать  первичные учетные документы на машинных
носителях   информации,  при  этом  должны  соблюдаться  указания  о
придании  юридической  силы документам на магнитной ленте и бумажном
носителе, создаваемым средствами вычислительной техники.
     Информация,    зафиксированная    на    машинном   носителе   и
соответствующая  установленным требованиям, представляет электронный
документ.   Согласно   ст.6   Закона   РБ   от   10.01.2000  № 357-З 
«Об    электронном   документе»   электронный    документ     должен 
соответствовать следующим требованиям:
     -  создаваться,  обрабатываться,  передаваться  и  храниться  с
помощью программных и технических средств;
     -  иметь   структуру,   установленную   Законом,  и   содержать
реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;
     -  быть   представленным  в  форме,  понятной   для  восприятия
человеком.
     Особую группу документов представляют документы, оформленные на
бланках строгой отчетности. При работе с бланками строгой отчетности
с  6  марта  2002  г.  следует руководствоваться нормами Положения о
порядке  использования  бланков  строгой  отчетности,  утвержденного
постановлением  Минфина  РБ  от 21.02.2002 № 21, которым закреплено,
что  перечень  документов, относящихся к бланкам строгой отчетности,
место и порядок их хранения и использования устанавливаются приказом
руководителя юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
     В отношении подп.2.14, 2.15, 2.16 Положения нужно отметить, что
они в настоящее время не применяются.
     Вместо подп.2.19 Положения следует применять норму ст.7 Закона:
«В  случае возникновения разногласий между руководителем организации
и  главным  бухгалтером по поводу совершения отдельных хозяйственных
операций  документы  по ним должны быть приняты к исполнению главным
бухгалтером    по   письменному   распоряжению   руководителя   этой
организации,   который   несет   всю   полноту   ответственности  за
последствия совершения таких операций».
     Не  применяется и Положение о бухгалтерских отчетах и балансах,
указанное  в  подп.3.3  Положения.  Вместо  него  действуют  Правила
составления  и представления бухгалтерской отчетности и Инструкция о
порядке    формирования    показателей   бухгалтерской   отчетности,
утвержденные  постановлением   Минфина   РБ   от   17.02.2004   № 16  
(с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Минфина РБ
от 22.12.2004 № 178 и от 31.03.2005 № 40).
 
                Организация документооборота
 
     Движение  документов  с момента их возникновения (получения) до
сдачи  в  архив  после  обработки  и  отражения  в  учете называется
документооборотом.
     Документооборот  (согласно ГОСТ 16487-83) - движение документов
в  организации  с  момента  их  создания или получения до завершения
исполнения  или  отправки.  Создание документов и своевременность их
передачи  для  отражения  в  бухгалтерском  учете организации должны
осуществляться  в  соответствии  с разработанным главным бухгалтером
(бухгалтерской  службой)  и  утвержденным  руководителем организации
графиком документооборота.
     Основными этапами документооборота являются:
     - составление и оформление документов;
     - движение документов по рабочим местам;
     - прием документов в бухгалтерии;
     - обработка документов в бухгалтерии;
     - сдача документов в архив.
     График   документооборота   может   быть  составлен  по  форме,
прилагаемой  к  Положению,  или  в  виде  схемы или перечня работ по
созданию,   проверке  и  обработке  документов,  выполняемых  каждым
подразделением  организации,  с  указанием  их  взаимосвязи и сроков
выполнения работ.
     Каждому  исполнителю  вручается под расписку выписка из графика
документооборота.   Контроль   за   процессом   документооборота   в
организации осуществляет главный бухгалтер.
     Руководитель   организации   обязан   согласовать   с   главным
бухгалтером  список (перечень - термин, употребленный в Законе) лиц,
имеющих   право   подписи   первичных  учетных  документов.  В  него
включаются    работники    организации    (начальники    структурных
подразделений,  мастера,  табельщики  плановых,  финансовых  и  иных
отделов,  подотчетные  лица,  работники бухгалтерской службы и др.),
создающие  и представляющие первичные учетные документы, относящиеся
к  сфере их деятельности в соответствии с графиком документооборота.
Однако   Закон   не   ограничивает   круг  таких  лиц  исключительно
работниками  данной  организации  (лицами,  работающими  по договору
трудового  найма).  Например, им может быть также бухгалтер, главный
бухгалтер, представляющий организацию, оказывающую услуги по ведению
бухгалтерского   учета   и   отчетности,  или  специалист-бухгалтер,
являющийся   индивидуальным   предпринимателем  (часть  первая  ст.7
Закона).
     Согласованный  список  лиц  организации,  имеющих право подписи
первичных документов, утверждается руководителем.
     Для   организации   первичного   учета  в  организации  следует
определить   круг   лиц,  имеющих  право  на  составление  первичных
документов.  Перечень первичных документов, оформляемых тем или иным
работником,  оговаривается  в  должностных  инструкциях,  а  также в
соответствии  со  сложившейся  технологией  обработки документации в
бухгалтерии организации.
 
                     Исправление ошибок
 
     Бухгалтерский  учет в организациях требует составления большого
количества   первичных   документов,   их   обработки,  группировки,
контировки. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат
обязательной  проверке.  Проверка осуществляется по форме (полнота и
правильность  оформления  документов, заполнения реквизитов, наличие
соответствующих     подписей),     по     содержанию     (законность
документированных     операций,    логическая    увязка    отдельных
показателей).  Эти  требования  зафиксированы  в  п.2.17  Положения.
Первичные  учетные  документы,  прошедшие  обработку,  должны  иметь
отметку,   исключающую   возможность   их  повторного  использования
(например,   при   ручной   обработке   -   дату  записи  в  регистр
бухгалтерского учета).
     При   оформлении   документов   и  проведении  их  в  регистрах
бухгалтерского  учета  неизбежны  ошибки,  которые при своевременном
обнаружении  и  исправлении  не  уменьшают  достоверности учета, его
доказательной   силы.   Ошибки   в   бухгалтерском   учете   -   это
арифметические  ошибки  в подсчетах, неправильные записи в первичных
документах, ошибочное восприятие нечетко написанной цифры и др.
     Частью  восьмой  ст.9 Закона допускается  внесение  исправлений 
в любые первичные учетные документы, кроме кассовых и банковских.
     Поскольку   кассовые  и  банковские  документы  непосредственно
отражают  движение  денежных  средств,  требования  Закона  и других
нормативных  актов,  предъявляемых  к  оформлению  таких документов,
являются  особенно  детальными  и  жесткими,  то  запрещено внесение
исправлений в кассовые и банковские документы (приходные и расходные
ордера,  платежные  инструкции,  чеки  и  т.п.). Это означает, что в
указанных документах не допускаются помарки, подчистки, исправления,
в  т.ч.  и  оговоренные  в них. В случае если в процессе составления
кассового  или банковского документа допущена ошибка, такой документ
считается  недействительным и не подлежит исполнению. Он должен быть
механически уничтожен и оформлен заново. Однако нельзя таким образом
уничтожать  документы,  оформленные  с  ошибками  на бланках строгой
отчетности.  Документы  с  ошибками,  оформленные на бланках строгой
отчетности,  погашают  путем  перечеркивания  их  и  делают  надпись
«аннулировано».  Эти документы хранят вместе с остальными, их номера
не   могут   быть   присвоены  другим  документам,  выданным  взамен
ошибочных,  их  следует  сохранять  и  уничтожать  в  соответствии с
Положением  о  порядке  использования  бланков  строгой  отчетности,
утвержденным постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.
     Для  других  документов  таких  строгих  ограничений,  как  для
кассовых  и  банковских,  не  установлено, но отмечено, что стирание
записей,  равно  как  и  подчистки  и  неоговоренные исправления, не
допускается.  При  составлении  и  обработке  документов  необходимо
строго  следить  и  не допускать заклеивания  неправильных  записей, 
а также использования корректурной жидкости.
     Для   исправления  ошибок,  допущенных  в  документах,  следует
использовать  корректурный  способ.  Корректурный  способ  (от  лат.
correctio  - исправление, поправка) - это зачеркивание, и не следует
отождествлять    его   с   использованием   корректурной   жидкости.
Корректурный  способ применяется для исправления ошибок в документах
до подведения итогов в них.
     Корректурный  способ  заключается  в  том, что ошибочную запись
зачеркивают  одной  чертой  так, чтобы исправления не препятствовали
прочтению изначальной записи. Нужно зачеркивать всю сумму, даже если
ошибка  допущена в одной цифре или переставлены цифры в числе («игра
цифр»).  Исправление  оговаривают,  т.е.  на  свободном  месте пишут
«Исправлено»,  приводят  правильную  запись, указывают дату внесения
исправлений.   Исправления   в   документах  должны  заверить  лица,
подписавшие  документ.  Часто  можно встретить запись «Исправленному
верить»,  но  слово  «верить» в данном предложении - тавтология, так
как  исправление подтверждается подписями лиц, не верить которым нет
оснований.
     Если   документ   составлен   в   нескольких   экземплярах,  то
исправления делаются на каждом экземпляре в отдельности.
 
 Порядок хранения первичных документов и учетных регистров, 
                  изъятия документов
 
     Сроки   хранения   документов   определены   Перечнем   типовых
документов  органов государственной власти и управления, учреждений,
организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы
управления,   ценообразованию,   финансам,  страхованию,  управлению
государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям
с    указанием    сроков    хранения,    утвержденным постановлением
Госкомархива  РБ от 06.08.2001 № 38 (с  изменениями  и  дополнениями 
от 28.04.2004  № 4). В  частности,  общим  является  требование, что
первичные     документы,    зарегистрировавшие    факт    совершения
хозяйственных   операций,  явившихся  основанием  для  бухгалтерских
записей,  и  приложения  к  ним  (кассовые, бухгалтерские документы,
извещения  банков,  квитанции,  накладные,  авансовые  отчеты и др.)
подлежат  хранению в течение 3 лет (при условии завершения ревизии и
после проведения налоговой проверки) (ст.462 Перечня).
     Постановлением  МНС  РБ  от  30.04.2004  № 58 отменено действие
постановления  МНС  РБ  от  30.05.2003  № 63 «Об утверждении перечня
документов,    отражающих    финансово-хозяйственную    деятельность
плательщиков  налогов»,  в  соответствии  с  которым все указанные в
перечне документы должны были храниться не менее 10 лет.
     В   части  двенадцатой  ст.9  Закона  установлен  исчерпывающий
перечень органов, которые вправе изымать первичные учетные документы
на  основании  постановлений. Изъятие первичных учетных документов у
организации    может   производиться   только   органами   дознания,
предварительного  следствия,  прокуратурой, судами, Министерством по
налогам  и  сборам,  инспекциями  МНС РБ и органами КГК. В отношении
сводных  документов перечисленным органам такое право комментируемым
Законом  не  предоставлено.  Никакие  другие  органы и организации в
соответствии  с частью двенадцатой ст.9 Закона не вправе производить
изъятие первичных учетных документов.
     Процедура  изъятия должна быть проведена в строгом соответствии
с  нормами  процессуального  права.  Если  в  процессе изъятия будут
нарушены   нормы   процессуального  права,  то  не  возникнет  право
перечисленных органов на изъятие первичных учетных документов.
     В  части  тринадцатой  ст.9  Закона  закреплено  право главного
бухгалтера  или  другого должностного лица организации снять копию с
изымаемого  первичного  документа,  а также с документа, являющегося
основанием  для  его  изъятия,  в  присутствии представителя органа,
проводящего  изъятие  первичных учетных документов. Право оформления
копий  изымаемых документов закреплено в целях недопущения остановки
деятельности   организации,   а  также  в  случае  утери  оригиналов
документов органами, производящими изъятие.
     В    соответствии    с    п.10.2    Примерной   инструкции   по
делопроизводству  в министерствах, госкомитетах и других центральных
органах  управления,  учреждениях,  организациях  и  на предприятиях
Республики  Беларусь,  утвержденной  приказом  Комитета по архивам и
делопроизводству  РБ от 23.05.1995 № 13, изъятие и выдача документов
из  дел  постоянного хранения допускается в исключительных случаях с
разрешения  руководителя с обязательным включением в дело заверенной
копии  изъятого  документа  и акта  о  причинах  выдачи  подлинника.
При этом следует  соблюдать  следующие требования: на место изъятого 
из дела  документа  следует помещать листок - заместитель документа, 
по которому контролируется   возврат   документа;  на  выданное дело
заводится  карта  - заместитель дела. Форма документов предусмотрена
Примерной инструкцией по делопроизводству (приложения 25 и 26).
     Согласно   подп.6.1   Положения  первичные  документы,  учетные
регистры,  бухгалтерские  отчеты  и  балансы  подлежат  обязательной
передаче  в  архив. Однако подп.5.3.1 Основных правил работы архивов
установлено,  что  в  архив  передаются дела постоянного, временного
(свыше   10 лет)  хранения  и  по  личному  составу,  срок  хранения 
которых -  75  лет.  В  своем  большинстве  бухгалтерские  документы 
относятся  к  документам   временного - до  10  лет   включительно -
хранения.  Поэтому    целесообразно    воспользоваться    положением 
подп.5.3.2   Основных  правил   работы   архивов:  дела   временного  
(до  10  лет  включительно)  срока   хранения   передаче   в   архив  
не  подлежат.  Они  могут  храниться в бухгалтерии, а  по  истечении 
предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном  
порядке.  Указанные   дела  могут  передаваться   в   архив   только  
в   исключительных  случаях  по  решению  руководителя  организации. 
Передача их осуществляется по  номенклатуре  дел  с  соответствующей
отметкой о приеме-передаче дел.
 
15.07.2005 г.
 
Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор
 
Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 28, 2005 г.
                                  
От  редакции:  С  14  июня  2006  г. пункт  2  Положения  о  порядке
использования    бланков     строгой     отчетности,   утвержденного
постановлением   Министерства    финансов   Республики  Беларусь  от 
21.02.2002  № 21, на основании постановления  Министерства  финансов
Республики Беларусь от 01.06.2006 № 60 изложен в новой редакции.
     В  Закон  Республики  Беларусь  от  18.10.1994  №  3321-ХII  «О
бухгалтерском учете и  отчетности» на  основании  Закона  Республики
Беларусь от 29.12.2006 № 188-З внесены изменения и дополнения.
     Постановление  Министерства  финансов  Республики  Беларусь  от
17.02.2004  №  16  «О   бухгалтерской   отчетности  организаций»  на
основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от
07.03.2007 № 41 утратило силу.
     С   14   сентября   2007  г.  в   приложение  к   постановлению
Государственного комитета по архивам и  делопроизводству  Республики
Беларусь  от  06.08.2001  №  38  «Об  утверждении   Перечня  типовых
документов органов государственной власти и управления,  учреждений,
организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы
управления,   ценообразованию,  финансам,  страхованию,   управлению
государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям
с указанием сроков хранения и  положения о порядке  его применения»,
на основании  постановления Министерства юстиции  от 31.08.2007 № 58
внесены изменения и дополнения. 
 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены