В помощь - Заведение личных дел на работников

ЗАВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ НА РАБОТНИКОВ

Законодательная основа для ведения первичных кадровых документов в нашей республике появилась с принятием Трудового кодекса РБ (далее - ТК), в ст.52 которого предусмотрено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г. с принятием Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Таким образом, можно сделать вывод, что требования по формированию, ведению и хранению личных дел работников распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не содержалось.

Понятие личного дела и необходимость его заведения

Прежде чем характеризовать основные требования к формированию и ведению личных дел работников, на которые необходимо обращать пристальное внимание в ходе кадрового аудита, важно выяснить, что собой представляет личное дело работника.

Согласно п.2 Инструкции личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Иными словами, личное дело - это папка, содержащая первичные кадровые документы, расположенные в определенном порядке.

Инструкция определяет круг нанимателей и работников, на которых должны вестись личные дела, и распространяется на государственные органы, учреждения и организации Республики Беларусь всех форм собственности. Следует отметить, что под этот перечень не подпадают представительства иностранных юридических лиц. А организациям с иностранными инвестициями, полагаем, следует руководствоваться особенностями ведения кадровых документов, предусмотренными ст.320 ТК.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Поскольку законодательство не предусматривает случаев ведения личных дел рабочих, то на них могут заполняться только личные листки по учету кадров либо карточки формы Т-2.

Нередко на практике вопросы ведения личных дел работников пытаются возложить на юрисконсульта. С таким подходом согласиться нельзя, поскольку это не входит в его должностные обязанности. Согласно п.3 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). В свою очередь контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Юрист может лишь привлекаться к общей юридической экспертизе правильности ведения личных дел работников.

Порядок заведения (оформления) личного дела

Личное дело заводится на работника после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Личное дело должно начинаться с обложки, имеющей следующую форму:


ООО «Альфа и Бетта»

Филиал № 1 в г.Минске



Личное дело № 15



Петровой Елены Ивановны

(фамилия, имя, отчество)



Начато 01.09.2007

Окончено _____________



На ______ листах.

Хранить ____________



После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, а далее в строгой последовательности располагаются первичные документы. Приведем пример внутренней описи с правильным указанием последовательности «стандартного набора» документов личного дела юрисконсульта I категории Петровой Е.И.:



Внутренняя опись документов личного дела № 15



Петровой Елены Ивановны

(фамилия, имя, отчество)



№ п/п Название и заголовок документа Дата документа Индекс документа Номера листов дела Дата включения документа в личное дело Примечание
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров 01.09.2007
2 Личный листок по учету кадров 01.09.2007 01.09.2007
3 Автобиография 01.09.2007 01.09.2007
4 Копия диплома об окончании БГУ 30.06.1999 01.09.2007
5 Заявление о приеме на работу 31.08.2007 01.09.2007
6 Копия приказа о приеме на работу 01.09.2007 01.09.2007
7 Копия приказа о переводе на другую работу 01.06.2008 01.06.2008

Итого ______________________________________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* ____________________________________________

(цифрами и прописью)



________________

* Оформляются при подготовке личного дела к передаче в архив.



В отношении некоторых категорий работников (государственных служащих, научных и педагогических работников, молодых специалистов и некоторых других) п.7 Инструкции предусматривает требование включать дополнительные документы в личное дело работника.

При проверке правильности ведения личных дел работников следует учитывать, что в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, а именно:

- характеристики и аттестационные листы;

- списки научных трудов и изобретений;

- заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (п.8 Инструкции).

В то же время в личное дело работника не включаются:

- копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

- другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

В организации должен вестись журнал (книга) учета личных дел, который заполняется по следующей форме:


ЖУРНАЛ (КНИГА)

учета личных дел

ООО «Альфа и Бетта»



Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Отметка о снятии с учета
1 2 3 4
1 Иванов Игорь Васильевич 01.06.2004
2 Сидоров Виктор Сергеевич 01.07.2005
3 Васин Борис Моисеевич 15.07.2006
4 Жданович Петр Петрович 01.08.2007 01.04.2005
5 Петрова Елена Ивановна 01.09.2007


В заключение статьи отметим, что за нарушение, выражающееся в незаведении нанимателями личных дел на работников, в Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях не предусмотрено отдельного состава административного правонарушения. Вместе с тем при выявлении данного нарушения со стороны Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты РБ нанимателю может быть вынесено предупреждение или применен штраф в размере от 4 до 20 базовых величин на основании «общего состава» за иные нарушения законодательства о труде (п.4 ст.9.19 указанного кодекса).



09.06.2008 г.



Кирилл Томашевский, кандидат юридических наук,
доцент кафедры гражданского процесса и трудового права
юридического факультета Белорусского государственного университета



Материал подготовлен редакцией журнала «Юрист»

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены