В помощь - Организация труда и нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций



ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА И НОРМАТИВЫ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ КАДРОВЫХ СЛУЖБ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Основные положения

Кадровая служба организации - это, в первую очередь, специалисты (или один специалист), на которых возложена обязанность по осуществлению работы по комплектованию и подбору кадров требуемых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

В своей деятельности кадровая служба руководствуется:

- действующим законодательством Республики Беларусь;

- Уставом организации;

- коллективным договором;

- приказами и распоряжениями руководителя организации.

При организации работы кадровой службы необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

- Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации), утвержденное постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118 (далее - Типовое положение о кадровой службе предприятия (организации));

- Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 27.12.2005 № 187 (далее - Межотраслевые нормативы численности);

- Единый квалификационный справочник должностей служащих (далее - ЕКСД).

Квалификационные требования

Деятельность работников кадровых служб регламентируется должностными инструкциями (примечание 1), разработанными в соответствии с ЕКСД и утвержденными нанимателем.

Согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих для всех отраслей промышленности, выпуск 1 «Должности служащих для всех отраслей экономики», в должностные обязанности инспектора по кадрам может входить:

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, а также другой установленной документацией по кадрам;

- ведение учета личного состава организации, ее подразделений исходя из унифицированных форм первичной учетной документации;

- заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

- осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

- внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, отслеживание своевременного обновления и пополнения этого банка данных;

- ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

- оформление карточки пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций;

- изучение причин текучести кадров, разработка мероприятий по ее снижению;

- подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представление работников к поощрениям и награждениям;

- производство записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

- подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

- составление установленной законодательством и нанимателем отчетности.

Что касается основных требований, предъявляемых к работнику кадровой службы в отношении специальных знаний, а также знаний актов законодательства и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других документов, методов и средств, которые работник должен применять при исполнении должностных обязанностей, то работник кадровой службы должен знать:

- нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

- трудовое законодательство;

- структуру и штаты организации;

- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации;

- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

- порядок ведения банка данных о персонале организации;

- основы делопроизводства;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

- трудовое законодательство;

- правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

К квалификационным требованиям, предъявляемым к инспектору по кадрам, необходимым для исполнения возложенных на него должностных обязанностей, относится наличие среднего специального образования без предъявления требований к стажу работы или общего среднего образования, специальной подготовки по установленной программе и стажа работы по профилю не менее 3 лет, в т.ч. в данной организации не менее 1 года.

Определяя должностные обязанности конкретного служащего, следует принимать во внимание не только уровень его управления, но и организационные особенности организации, планируемое количество работников, направляемых на повышение квалификации, текучесть кадров, а также другие особенности. При больших объемах работ целесообразно закреплять за конкретными работниками определенные виды работ (например, прием на работу, увольнение с работы, подготовка кадров, оформление пенсий и др.).

При распределении функций (операций) между исполнителями целесообразно учитывать организованность, опыт, деловые качества работников. Это будет способствовать повышению эффективности работы кадровой службы, повышению квалификации работников и четкому исполнению ими профессиональных обязанностей.

Организационная структура

Кадровая служба является структурным подразделением организации любой формы собственности и может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста.

При этом следует учитывать нормы управляемости, определенные частью третьей п.22 Инструкции о порядке применения Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 20.09.2002 № 123. Так, управление может создаваться при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя, отдел - не менее 4 штатных единиц, сектор (бюро, группа) - не менее 3 штатных единиц. При необходимости с учетом вышеназванных норм управляемости в составе управления могут создаваться отделы, секторы (бюро, группы), а в составе отдела - секторы (бюро, группы).

Согласно п.17 Межотраслевых нормативов численности применительно к каждой функции управления определяется перечень относящихся к ней структурных подразделений и должностей. Этим перечнем рекомендуется руководствоваться при отнесении служащих к функциям управления.



Группа функций Функции управления Структурные подразделения Примерный перечень должностей
1. Управление персоналом 1.1. Комплекто-вание кадров Управление, отдел, бюро, сектор, группа Заместитель директора по идеологической работе и кадрам, начальник управления, отдела, бюро, сектора и его заместители, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, юрисконсульт, переводчик-дактилолог, психолог
1.2. Подготовка и переподго-товка кадров Отдел технического обучения, отдел (бюро) подготовки и переподготовки кадров Начальник отдела (бюро), его заместители, инженер по подготовке кадров, специалист, инспектор, мастер и инструктор производственного обучения, техник


Указанный перечень должностей представлен без категорий и производственных слов «ведущий», «старший» и т.д.

Основные задачи и функции

Пунктом 2 Типового положения о кадровой службе предприятия (организации) определены следующие основные задачи кадровой службы:

1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2. Обеспечение организации необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказания систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

В отношении функций кадровой службы остановимся на некоторых из них.

В первую очередь кадровая служба участвует в разработке единой кадровой политики организации, которую осуществляет через повседневную кадровую работу. Под кадровой политикой в данном случае следует понимать систему осознанных и определенным образом сформулированных и закрепленных правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие с долговременной стратегией организации.

Основной целью кадровой политики является обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров исходя из потребностей организации, а также требований действующего законодательства и состояния рынка труда.

В ходе формирования кадровой политики необходимо установить (лучше всего закрепить в локальных нормативных правовых актах):

- порядок разработки общих принципов кадровой политики;

- организационную политику организации, включая планирование потребности в кадрах, а также формирование структуры и численности штата, назначение, создание резерва, перемещение;

- позицию организации, применяемую при связи с общественностью;

- распределение средств, выделяемых на обеспечение стимулирования труда работников;

- проведение профессиональной подготовки и повышения квалификации;

- оценка результатов деятельности работы с кадрами.

В продолжение темы функций кадровой службы хотелось бы обратить внимание, что осуществление непрерывного образования руководителей и специалистов, подготовка, переподготовка, повышение квалификации рабочих - это также одна из основных функций кадровой службы. Обеспечение повышения квалификации или переподготовки работников является обязанностью нанимателя, прямо установленной п.11 части первой ст.55 Трудового кодекса РБ.

Эффективную работу кадровой службы нельзя представить без реализации функции оформления кадровых документов в установленные сроки и обеспечения их сохранности. Выполнение именно этой функции позволяет организации в случае возникновения спора отстаивать свою добросовестность перед государственными органами (судом, инспекцией труда и др.).

Стоит отметить, что руководством организации на кадровую службу может быть возложено выполнение ряда дополнительных функций в рамках законодательства о труде.

Внутри кадровой службы распределение функциональных обязанностей и объемов работ осуществляется руководителем кадровой службы в рамках нормативной численности.

При этом сам руководитель кадровой службы организации назначается на должность и освобождается от нее руководителем этой организации.

Нормативы численности

Нормативы численности работников кадровых служб рассчитаны на установленные определенные функции подразделений кадровых служб, обеспечивающие управление персоналом коммерческих организаций.

Нормативы численности работников по группе функций и в отдельности по каждой функции управления представлены в виде математических формул и таблиц, которые выражают их зависимость от наиболее существенных факторов, оказывающих решающее влияние на трудоемкость выполняемых работ.

Изначально численность работников кадровых служб определяется по нормативным таблицам, установленным Межотраслевыми нормативами численности, а в случае, когда числовые значения показателей выходят за пределы факторов, указанных в нормативных таблицах, - по нормативным формулам, приведенным в начале таблиц.

Следовательно, для того чтобы определить, какая численность работников кадровых служб должна быть установлена для конкретной организации, необходимо обратиться к одной из таблиц и вывести значение с учетом данных списочной численности работающих в организации в среднем за год, количества работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год и (или) количества работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год.

Для определения укрупненных нормативов численности работников кадровых служб по группе функций «Управление персоналом» расчет следует производить по формуле:



Нч = 0,33 + 0,0019Р + 0,002Рт + 0,0016Рп,



где Нч - норматив численности работников кадровой службы;

Р - списочная численность работающих в организации в среднем за год;

Рт - количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год;

Рп - количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год.

Для определения нормативов численности работников кадровых служб по функции «Комплектование кадров» используется формула:



Нч = 0,15 + 0,0019Р + 0,002Рт.



Для определения нормативов численности работников кадровых служб по функции «Подготовка и переподготовка кадров» применяется формула:



Нч = 0,2 + 0,0001Р + 0,00114Рп.



Обращаем внимание, что к установленным нормативам численности работников кадровой службы по функциям «Комплектование кадров» и «Подготовка и переподготовка кадров» применяются следующие повышающие и понижающие поправочные коэффициенты.



№ п/п Наименование влияющего фактора Величина поправочного коэффициента (К)
1 Наличие подразделений организации, находящихся на отдельных территориях (свыше 5 км) с общей численностью работающих в среднем за год, чел.:
до 1 000 1,03
до 3 000 1,05
до 5 000 1,07
2 Увеличение объема работ по кадровым вопросам, обусловленных нормативными правовыми актами 1,05-1,2
3 Использование в работе новейших компьютерных (иных) технологий и улучшение организационно-технических условий труда 0,5-0,95
4 Повышение квалификации работников в сторонних организациях (более 50 % от общей численности прошедших обучение) 0,7


При этом величина поправочных коэффициентов определяется нанимателем и отражается в коллективном договоре организации с учетом степени влияния факторов и финансовых затрат на организацию рабочих мест работников кадровой службы.

Оборудование рабочего места

С учетом рациональной организации рабочих мест для своевременного получения работниками необходимой информации, консультаций и инструктажа, в целях соблюдения рационального режима труда и отдыха и обеспечения установленных санитарных норм, соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности п.14 Межотраслевых нормативов численности предусмотрены требования к рабочему месту работника кадровой службы.

Согласно указанным требованиям рабочее место работника кадровой службы оборудуется как минимум однотумбовым столом с приставкой для удобного размещения на нем компьютера, другой оргтехники и предметов труда, в ящиках стола хранится соответствующая документация и канцелярские принадлежности. Также наниматель должен предоставить работнику шкаф с выдвижными ящиками для хранения специальной и справочной литературы, а также личных карточек, папок с отчетными и другими документами.

При этом выдвижные ящики следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. На каждом ящике должна быть закреплена карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Хранение документов секретного делопроизводства и трудовых книжек работников организации рекомендуется осуществлять в металлических шкафах (сейфах). Кроме того, на основании п.57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности (примечание 2).

Дела и папки должны иметь маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Примечание 1. Должностная инструкция оформляется в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

Примечание 2. Порядок хранения, учета и использования бланков строгой отчетности юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями регулируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.



15.10.2008 г.



Вадим Григорьев, главный государственный инспектор труда

отдела по надзору и контролю за соблюдением законодательства о труде
Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь



От редакции: C 10 января 2009 г. постановление Министерства финансов РБ от 21.02.2002 № 21 «Об утверждении Положения о порядке использования бланков строгой отчетности» на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 утратило силу.

С 17 февраля 2009 г. в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Министерства труда РБ от 09.03.1998 № 30, на основании постановления Министерства труда и социальной защиты РБ от 13.01.2009 № 4 внесены изменения.

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены