В помощь - Документальное оформление трудовых отпусков, предоставляемых работникам

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ РАБОТНИКАМ

Работники организации независимо от того, кто является их нанимателем, независимо от вида заключенного ими трудового договора, формы организации и оплаты труда в соответствии с Трудовым кодексом РБ от 26.07.1999 № 296-З (далее - ТК) имеют право на трудовой отпуск.

Право работника на конкретный вид трудового отпуска и его конкретную продолжительность, предусмотренное ТК, возникает каждый рабочий год, в рамках которого, как правило, и используется. Если право на трудовой отпуск работником не реализовано (полностью или частично), в т.ч. не заменено денежной компенсацией согласно ст.161 ТК, оно сохраняется и не имеет срока давности.

При этом обращаем внимание на ст.2 Закона РБ от 20.07.2007 № 272-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь» (вступил в силу с 26 января 2008 г.) (далее - Закон), согласно которой трудовые отпуска (их части), право на которые у работников возникло, но не было реализовано до вступления в силу названного Закона, предоставляются (компенсируются) полностью или пропорционально отработанному времени до 31 декабря 2008 г. в соответствии с законодательством, действующим до вступления в силу этого Закона.

Таким образом, если работник имеет право на отпуск (весь или его часть), в т.ч. право замены отпуска денежной компенсацией, но не реализовал его до 26 января 2008 г., то не реализованный до названной даты отпуск наниматель обязан предоставить или компенсировать оплатой до 31 декабря 2008 г. После этой даты в соответствии со ст.2 Закона право на неиспользованный отпуск, в т.ч. его денежную компенсацию, утрачивается.

Эти и другие особенности в предоставлении отпусков в 2008 г. следует учесть при их документальном оформлении.

График отпусков

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для работников графиком трудовых отпусков.

Напомним, что график трудовых отпусков составляется в организации на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом. График трудовых отпусков утверждается нанимателем и доводится до сведения всех работников (под роспись).

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Последний обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ст.169 ТК).

При составлении графика отпусков необходимо учесть следующее.

1. Статьей 168 ТК определены категории работников, которым наниматель обязан запланировать отпуск по их желанию в летнее время или другое удобное время (например, лица моложе 18 лет и др.) или же в определенный период (работающие по совместительству, учителя и др.).

2. Согласно ст.151 ТК продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

3. Работникам предоставляются следующие виды трудовых отпусков: основной отпуск и дополнительные отпуска.

Продолжительность основного отпуска в соответствии со ст.155 ТК не может быть менее 24 календарных дней.

Однако основной отпуск может быть и более 24 календарных дней. Перечни организаций и должностей, а также категорий работников с продолжительностью основного отпуска более 24 календарных дней, условия предоставления и конкретная продолжительность этого отпуска определены постановлением Совета Министров РБ от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Продолжительность основного отпуска обязательна для всех нанимателей.

4. Статьей 161 ТК допускается замена отпуска денежной компенсацией. Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Замена денежной компенсацией отпусков, предоставляемых авансом, беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы не допускается.

5. По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст.174 ТК).

Следует учитывать, что наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Запрещается непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.170 ТК).

Таким образом, наличие графика отпусков является основой для обеспечения взаимозаменяемости ушедших в отпуск работников и нормальной деятельности всех подразделений в период массовых отпусков.

Заявление и приказ о предоставлении отпуска

Если в графике трудовых отпусков не указана конкретная дата ухода работника в отпуск, то последний должен своевременно подать заявление о предоставлении ему отпуска. Письменное заявление подается также в случаях, если работник не включен в график отпусков либо просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время (досрочно либо при переносе отпуска на другой период).

Согласно ст.152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Заявление о предоставлении отпуска и приказ о предоставлении отпуска (как и иная организационно-распорядительная документация) регламентируются Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с которым к указанным документам предъявляются требования к составлению, содержанию, оформлению и расположению основных его реквизитов.

Записка об отпуске

Альтернативой приказу (распоряжению) о предоставлении отпуска является записка об отпуске. Руководитель вправе выбрать по своему усмотрению, что оформлять в случае предоставления отпуска - приказ (распоряжение) либо записку об отпуске.

Примерная форма записки об отпуске утверждена постановлением Минфина РБ от 18.10.2000 № 110 «Об установлении примерной формы записки об отпуске».

Расчет средней заработной платы работника, уходящего в отпуск

Порядок расчета сумм среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, подтверждается расчетом средней заработной платы работника, уходящего в отпуск. При его оформлении необходимо указать период (месяцы), за который рассчитывается средний заработок, выплаты, включаемые в расчет. Если в организации повышалась тарифная ставка 1-го разряда, то возникает необходимость исчисления поправочных коэффициентов для корректировки среднего заработка. Их величины также следует указать в расчете заработка работника, уходящего в отпуск.

Форма данного документа может иметь следующий вид:



Расчет средней заработной платы работника, уходящего в отпуск

Месяц Фактически начисленная зарплата, принимаемая для расчета отпускных, руб. Поправочные коэффициенты, исчисленные пропорционально росту тарифной ставки (окладу) Зарплата с учетом поправочных коэффициентов, руб.
1 2 3 4
Текущий год
Прошлый год
Итого


Обращаем внимание, что в случае предоставления отпуска по частям расчет отпускных производится для каждой части отдельно в том же порядке, что и для отпуска в целом.

Бухгалтерская справка-расчет

С целью подтверждения записей в бухгалтерском и налоговом учете по исчисленным суммам оплаты дней трудового отпуска бухгалтеру рекомендуется составлять бухгалтерскую справку-расчет. В данном документе следует указать суммы отпускных, приходящиеся на текущий месяц, и суммы отпускных, приходящиеся на следующий месяц (в случае если отпуск приходится на смежные месяцы), а также корреспонденцию счетов по начислению сумм отпускных, налогов и платежей от этих сумм, исчисленных в соответствии с законодательством.

Кассовые документы

Выдача среднего заработка, сохраняемого за время отпуска, производится по кассовым документам.

Обратим внимание, что п.34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2008 № 4, определено, что разовые выдачи наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Выдачи нескольким лицам наличных денег на оплату труда, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся кассиром по платежным ведомостям.

Следовательно, суммы отпускных могут выплачиваться как по расходным кассовым ордерам, так и по платежным ведомостям.

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст.176).



20.06.2008 г.



Нина Анищенко, экономист



Журнал «Главный Бухгалтер» № 23, 2008 г.



От редакции: С 6 ноября 2008 г. в Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденную постановлением Правления Национального банка РБ от 17.01.2008 № 4, на основании постановления Правления Национального банка РБ от 13.10.2008 № 150 внесены изменения и дополнения.

С 1 января 2009 г. в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 08.09.2008 № 1308 внесены изменения и дополнения.

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены