В помощь - Лишние не значит ненужные!

ЛИШНИЕ НЕ ЗНАЧИТ НЕНУЖНЫЕ!



Из письма в редакцию:

«…В связи с возросшим объемом отгрузок товара в нашей организации было принято решение о расширении штата бухгалтерии. На должность бухгалтера для выписки товарно-транспортных накладных формы ТТН-1 была принята на 0,5 ставки студентка-заочница экономического вуза - Вероника. Главный бухгалтер объяснила Веронике, что накладные являются бланками строгой отчетности и заполнять их нужно очень аккуратно и внимательно. А для того, чтобы молодой работник не запутался, на ксерокопии бланка был заполнен образец накладной. Вероника быстро вошла в курс дела, оказалась способным и аккуратным работником и спустя неделю уже самостоятельно справлялась с поставленной задачей.

Товар покупатели забирали на собственном транспорте, и поэтому 3-й и 4-й экземпляры накладных не заполнялись.

Для справки

Инструкция по заполнению товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) утверждена постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53: товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем в минимальном количестве, как правило, в 4-х экземплярах: 1, 3 и 4-й экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя (экспедитора), вручаются водителю (экспедитору), причем 1-й сдается водителем (экспедитором) грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; 2-й остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; 3-й и 4-й экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику.



В день выписывалось около 20 накладных, и скоро собралась приличная пачка незаполненных 3-х и 4-х экземпляров бланков. Наша Вероника решила: в бухгалтерии и так огромный документооборот, зачем хранить неиспользованные, «лишние», по ее мнению, экземпляры. А так как никаких дополнительных инструкций от главного бухгалтера она больше не получала, то просто порвала пустые экземпляры бланков накладных и выбросила их.

Только в конце месяца, когда проводилась инвентаризация остатков бланков, Вероника спросила у главного бухгалтера: зачем печатается столько «ненужных» бланков?

Подскажите, пожалуйста, Ольга Павловна, как быть в этой ситуации?»



Бланкам строгой отчетности - «строгий» контроль и учет



Ситуация, конечно, не из приятных, но попробуем найти выход из создавшегося положения.

Все мы знакомы с длительной процедурой приобретения бланков накладных формы ТТН-1 и ТН-2. Порядок их хранения, учета и использования не менее трудоемкий, а главное - ответственный. Он четко прописан в законодательных актах.

Для справки

Инструкция о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7;

Положение о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденное постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21.



Итак, что же делать организации, если случайно были уничтожены незаполненные экземпляры накладных, первые экземпляры которых уже выписаны покупателям?

Во-первых, об этом надо сообщить материально ответственному лицу, на которое приказом руководителя организации возложено ведение учета и хранение бланков строгой отчетности.

Во-вторых, материально ответственное лицо должно немедленно сообщить о таком факте руководителю организации для создания соответствующей комиссии. Проверка комиссией обнаруженного факта утраты накладных осуществляется не позднее 3 календарных дней со дня обнаружения.

В-третьих, в данном случае сделки, которые уже оформлены 1-м и 2-м экземплярами накладных, считаются состоявшимися, и бланки этих накладных продолжают числиться в электронном банке данных, поэтому по результатам проверки и на основании объяснительной, полученной от бухгалтера, о причине уничтожения неиспользованных 3-го и 4-го экземпляров накладных комиссия составляет следующий акт на списание бланков строгой отчетности:



УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

Иванов Иванов И.И.

(подпись, И.О.Фамилия)

М.П.

17 апреля 2008 г.

(дата)



АКТ

на списание использованных бланков строгой отчетности

«17» апреля 2008 г.



Произведена проверка использованных бланков строгой отчетности материально ответственным лицом Никоненко Еленой Петровной

(должность, фамилия, имя, отчество)

за 1-17 апреля 2008 г.

(месяц)



Проверкой установлено:



Наименование использованных бланков Количество книжек Серия бланков С номера бланка По номер бланка
1 2 3 4 5
Товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 - ИК 0166341 0166390
Итого Х Х Х Х


Всего израсходовано и подлежит списанию 50 (пятьдесят) 3-х и 50 (пятьдесят) 4-х экземпляров товарно-транспортных накладных формы ТТН-1

Члены комиссии:



председатель: Нестеров Н.П. (начальник финансового отдела) Нестеров
члены комиссии: Кузьмина М.И. (заместитель главного бухгалтера) Кузьмина
Егорова Е.Р. (ведущий экономист) Егорова
Кузнецов И.С. (менеджер) Кузнецов


Примечание. См. приложение 4 к Положению о порядке использования бланков строгой отчетности.



В-четвертых, акт представляется руководителю организации для принятия соответствующего решения.

Как правило, в таких случаях издается приказ о наложении, например, дисциплинарного взыскания на ответственных лиц за допущенное нарушение с обязательным ознакомлением этих лиц с приказом под роспись.

В-пятых, утвержденный акт списания бланков (с приложением копии объяснительной и приказа) должен храниться в бухгалтерии до налоговой проверки и в течение месяца после ее проведения.

Замечу также, что в случае хищения или утраты (пропажи) экземпляров бланков строгой отчетности кроме перечисленных действий организации надо будет еще составить акт по форме, приведенной в приложении 7 к Инструкции о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, и представить его в налоговую инспекцию не позднее следующего рабочего дня после утверждения акта. Налоговая инспекция передает сведения об этих бланках в электронный банк данных для исключения из него их серий и номеров в течение 5 календарных дней со дня утверждения акта.

Учиться, учиться, учиться…

Для того чтобы в учете был порядок, главному бухгалтеру необходимо не только разработать подробные должностные инструкции для работников бухгалтерии, но и проводить систематическое профессиональное обучение своих сотрудников, потому что каждый бухгалтер должен четко знать все нюансы законодательных актов, регулирующих порядок учета на его участке работы.



25.04.2008 г.



Искренне ваша, Ольга Павловна



Редакция журнала «Главный Бухгалтер»



Журнал «Главный Бухгалтер» № 17, 2008 г.



От редакции: С 12 декабря 2008 г. в Инструкцию о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденную постановлением Министерства финансов РБ, Министерства по налогам и сборам РБ и Министерства связи РБ от 16.04.2002 № 61/47/7, на основании постановления Министерства финансов РБ, Министерства по налогам и сборам РБ, Министерства связи и информатизации РБ от 31.10.2008 № 165/85/45 внесены изменения.

C 10 января 2009 г. постановление Министерства финансов РБ от 21.02.2002 № 21 «Об утверждении Положения о порядке использования бланков строгой отчетности» на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 утратило силу.

 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены