Как правильно оформить трудовой отпуск?

Дата: 20.06.2017


Скоро лето. По традиции это пора отпусков. Отпускной период - один из самых напряженных для кадровиков. Нужно не только вовремя уведомить работников о начале трудового отпуска, но и правильно и своевременно подготовить необходимые документы. Рассмотрим, какие это документы, как и в какие сроки они оформляются.

График отпусков

Отпускная кампания начинается для нанимателя еще зимой. Это обусловлено тем, что каждый год не позднее 5 января в организации должен быть утвержден график отпусков <1>.

——————————–
<1> Ч. 1 и 2 ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).

Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом.

До утверждения нанимателем график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, но только если это предусмотрено коллективным договором.

При составлении графика нанимателю необходимо:
- учесть мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;
- определить очередность трудовых отпусков в соответствии с нормами законодательства. Ведь некоторые категории работников имеют право на предоставление им отпуска в летнее время либо в другое удобное для них время или определенный период <2>.

——————————–
<2> Ч. 4 ст. 168 ТК.

В законодательстве нет обязательной формы графика отпусков. Есть только рекомендованная <3>. Ее чаще всего и используют. Вместе с тем наниматель может дополнить рекомендованную форму графика отпусков или разработать свою. Тогда он самостоятельно определяет содержание графика.

——————————–
<3> Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 N 25.

Как правило, в графике отпусков указывается месяц, в котором работнику предоставляется отпуск, без даты его начала. Но вместо месяца можно проставить планируемую дату начала отпуска. Также иногда в графике указывают количество дней отпуска каждого работника, приходящееся на каждую часть отпуска, если он делится на части, или же даты начала и окончания каждой части отпуска.

График отпусков необходимо довести до сведения всех работников <4>. Для этого, например, в форму графика можно включить отдельную графу, в которой работники смогут собственноручно проставлять отметки об ознакомлении с ним.

——————————–
<4> Ч. 2 ст. 168 ТК.

Уведомление работника о начале отпуска

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска вне зависимости от того, указана в графике конкретная дата начала отпуска или нет. Срок такого уведомления - не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала трудового отпуска <5>. Способ уведомления оставлен на усмотрение нанимателя. На наш взгляд, уведомлять лучше в письменной форме. Тогда при необходимости наниматель сможет доказать, что свою обязанность в этой части он выполнил.

——————————–
<5> Ч. 1 ст. 169 ТК.

Если в графике указана конкретная дата начала отпуска, то требовать от работника заявление о его предоставлении необязательно. Ведь в данном случае такое заявление, по сути, будет дублировать то, о чем стороны уже договорились.

Если же в графике указан только месяц предоставления отпуска, а дата его начала не определена, то нужно, чтобы работник заблаговременно подал заявление о предоставлении отпуска. В заявлении ему следует указать дату начала отпуска. Также целесообразно затребовать от работника соответствующее письменное заявление, если отпуск по его просьбе предоставляется работнику в другое время.

Во всех случаях, когда отпуск предоставляется работнику в индивидуальном порядке, его необходимо уведомить об этом в письменной форме также не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска <6>.

——————————–
<6> Ч. 2 ст. 169 ТК.

Уведомить работника о дате начала отпуска можно следующими способами:
- направить ему отдельный документ - уведомление;
- ознакомить его с приказом, иным распорядительным документом (распоряжением, решением) о предоставлении отпуска или запиской об отпуске под подпись.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

Как правило, предоставление трудового отпуска оформляется приказом либо иным распорядительным документом (распоряжением, решением). Указанный документ от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо <7>. Им может быть, например, заместитель директора по кадровой работе.

——————————–
<7> Ч. 1 ст. 152 ТК.

Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений <8>.

——————————–
<8> Абз. 7 ч. 1 ст. 1 ТК.

Приказ о предоставлении отпуска должен быть оформлен в соответствии с требованиями делопроизводства <9>.

——————————–
<9> Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 N 4; СТБ 6.38-2004 “Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (письмо Госстандарта от 21.12.2004 N 69).

В нем, на наш взгляд, необходимо отразить следующие сведения:
- ФИО, должность (профессию) работника, которому предоставляется трудовой отпуск;
- количество предоставляемых календарных дней отпуска;
- указание на составные части трудового отпуска с продолжительностью (например, основной отпуск - 24 календарных дня, дополнительный отпуск за работу по контракту - 5 календарных дней, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день - 3 календарных дня);
- даты нахождения работника в трудовом отпуске;
- рабочий год, за который трудовой отпуск предоставляется.

Пример формулировки в приказе:
“О предоставлении трудового
отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ:
КОРОЛЕВОЙ Наталье Михайловне, юрисконсульту, трудовой отпуск продолжительностью 32 календарных дня с 29.05.2017 по 29.06.2017 включительно за рабочий год 04.09.2016 - 03.09.2017, в том числе:
основной отпуск - 24 календарных дня;
дополнительные отпуска:
по контракту - 5 календарных дней;
за ненормированный рабочий день - 3 календарных дня.

Основание: 1. График отпусков от 26.12.2016 N 9.

2. Контракт от 04.09.2010 N 41″.

После издания приказа о предоставлении трудового отпуска наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Оформление записки об отпуске

Помимо приказа предоставление отпуска может быть оформлено запиской об отпуске. Наниматель вправе самостоятельно выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска - приказ либо записку.

Как и приказ, записку об отпуске от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо <10>.

——————————–
<10> Ч. 1 ст. 152 ТК.

Законодательство содержит примерную форму записки об отпуске <11>. Наниматель вправе, но не должен придерживаться ее. В любом случае в записке об отпуске целесообразно отразить те же сведения, что предлагает к заполнению примерная ее форма. Они аналогичны тем, которые мы рекомендовали для указания в приказе о предоставлении отпуска.

——————————–
<11> Утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 04.10.2010 N 139.

Пример формулировки записки об отпуске:

“Круглик Елене Вячеславовне
Производственный отдел
Мастер таб. N 23423

Предоставляется:
1. Трудовой отпуск за рабочий год с “4″ сентября 2016 г. по “3″ октября 2017 г. на 28 календарных дней, в том числе:
1.1. основной отпуск - 24 дня;
1.2. дополнительный отпуск:
в соответствии с абз. 2 подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 “О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины” - 4 дня.

Отпуск предоставляется с “5″ июня 2017 г. по “2″ июля 2017 г.”.

Отпускные

За все календарные дни трудового отпуска наниматель обязан выплатить работнику средний заработок, так называемые отпускные <12>. Отпускные выплачиваются не позднее чем за два дня до начала отпуска <13>, а работающим по контракту - не позднее чем за один день <14>. Невыплата отпускных в установленный срок либо выплата их позже является нарушением законодательства о труде. За такое нарушение наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа <15>.

——————————–
<12> Ст. 175 ТК.

<13> Ст. 176 ТК.

<14> Ч. 4 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 “О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины”.

<15> Ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.


Вернуться на главную


 
 

Copyright (c) 2009-2016 SystemaBY.com. Все права защищены